Administratör – inriktning beredskapsschemaläggning - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Stadsmiljöförvaltningen har ett helhetsansvar för stadens offentliga rum och samlade framkomlighet. Vi arbetar för att skapa tillgängliga, attraktiva och levande stadsmiljöer och naturområden. Förvaltningen äger och förvaltar spårvagnsnätet i Göteborg. På förvaltningen arbetar cirka 900 personer.

Stadsmiljöförvaltningen är en del av de stadsutvecklande förvaltningar som finns i Göteborgs Stad. Gemensamt arbetar vi med att skapa förutsättningar för en fungerande infrastruktur, bostäder och lokaler med kvalitet, en inbjudande offentlig miljö och verkar för att staden blir hållbar ur alla perspektiv.

Arbetsuppgifter

Avdelning Drift och underhåll är en verksamhet med flera beredskapsgrupper där planering och samordning är avgörande för en fungerande drift. Vi söker nu en strukturerad och lösningsorienterad avdelningsadministratör som vill ha en central roll i att stödja en avdelning med cirka 400 medarbetare.

I rollen ansvarar du för att ta fram, samordna, kvalitetssäkra och föreslå schemalösningar för beredskapsgrupperna. Arbetet syftar till att skapa hållbara och ändamålsenliga upplägg där hänsyn tas till arbetsmiljö, gällande regelverk och lagstiftning. Du arbetar löpande med att justera och koppla samman scheman, genomföra kontroller samt säkerställa att helheten håller hög kvalitet.

En viktig del av uppdraget är hantering av avvikelser och frånvaro i personalsystemet Personec. Under intensiva perioder, som vintermånader, kan upp till 2 000 poster behöva hanteras och följas upp inför lönekörning. Du kartlägger avvikelser, tar fram underlag och rapporter samt stöttar chefer med lösningsförslag och åtgärder för att säkerställa hög lönekvalitet.

Du kommer att arbeta i flera digitala system, bland annat Proceedo, Beställningsportalen och DF-Respons, med Personec som huvudsakligt verktyg. Förvaltningen har på sikt en plan att arbeta i TimeCare, men detta är ännu inte beslutat.

Utöver detta arbetar du brett med administrativa uppgifter såsom:

•  Ärendehantering i Personec
•  Inköp och direktupphandlingar
•  Konferensbokningar
•  Hantering av kort och taggar
•  Övrigt administrativt stöd utifrån verksamhetens behov

Vi söker dig som trivs i en varierad roll med högt tempo, har god systemvana och ett strukturerat arbetssätt. Hos oss får du möjlighet att utvecklas inom administration och bidra till verksamhetens utveckling och förbättringsarbete.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en mycket god kompetens inom schemaläggning och som trivs i en roll där detta är en central och kvalificerad del av uppdraget. Rollen ställer höga krav på förmågan att arbeta med komplexa scheman, särskilt inom beredskap, där flera faktorer behöver vägas samman för att skapa hållbara och verksamhetsanpassade lösningar.

Krav:

• Mycket goda kunskaper och gedigen erfarenhet av komplex schemaläggning, särskilt beredskapsschemaläggning
• Mycket goda kunskaper i Personec
• God kunskap om arbetstidsregler, kollektivavtal och liknande regelverk, inklusive hur dessa påverkar lön och ersättningar
• Högskoleutbildning eller annan utbildning i kombination med relevant erfarenhet

Meriterande:

• Erfarenhet av arbete i Proceedo
• Erfarenhet av att tolka och tillämpa arbetstidsregler och kollektivavtal
• B-körkort.

För att lyckas i rollen behöver du vara ansvarstagande och noggrann, med ett starkt fokus på kvalitet i både utförande och uppföljning. Du arbetar strukturerat och har förmåga att hantera en föränderlig vardag där förutsättningar snabbt kan ändras. Du ser möjligheter i förändring och har ett lösningsorienterat förhållningssätt.

Du samarbetar väl med andra, är lyhörd i ditt bemötande och bidrar till ett gott arbetsklimat genom respekt och engagemang. Du är en tydlig kommunikatör i både tal och skrift och har förmåga att anpassa ditt budskap efter mottagare och situation. Du värdesätter olika perspektiv och ser utmaningar som en naturlig del av utveckling och förbättringsarbete.

Välkommen med din ansökan!

Villkor

Hos oss får du arbeta i en förvaltning med fokus på utveckling, samarbete och mångfald. Vi erbjuder bland annat friskvårdsbidrag och cykelförmåner - för att du ska kunna kombinera ett spännande jobb med ett hållbart privatliv.

Vi som arbetsgivare har skyldighet att säkerställa att man har rätt att vistas och arbeta i Sverige. Vid fysisk intervju behöver du därför visa pass eller nationellt ID-kort.

Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med din ansökan!

Vill du veta mer om oss? Följ vår företagssida på LinkedIn och Snapchat